Más allá de los riesgos psicosociales la salud mental en el trabajo debe ser una constante a evaluar para medir la calidad del ambiente de trabajo; en esta master class, junto al Psicólogo Ocupacional y especialista en Estrés Laboral José Antonio Ramírez, entendemos conceptos importantes para gestionar esta importante temática.

 

¿Qué es importante considerar al evaluar el Contexto interno y contexto externo de la organización? Al gestionar el cambio, por eventos disruptivos, por estrategia u otros, es importante hacer análisis de nuestro nuevo contexto y asegurar la conformidad.

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Junto a Luis Cabareda ISO Experto venezolano, evaluador del premio iberoamericano a la Calidad y auditor multinorma te compartimos cómo desde una visión interna y externa una gestión integrada de Sistemas de Gestión abonan a la diferenciación y competitividad de toda organización en el desafiante mercado actual.

 

En esta Master Class Elizabeth Maneiro nos explica que impacto ha provocado el contexto de la pandemia en los Sistemas de Gestión ISO. El mundo dio un repentino giro de 180 grados y las organizaciones deben ajustarse rápidamente a este cambio.

La realización de auditorías remotas es cada vez más popular entre las organizaciones,  un valioso recurso que han proporcionado los rápidos avances tecnológicos. Cada vez más son las empresas que incluyen en su estrategia el uso de alta tecnología que permite a los equipos de auditoría recibir y compartir datos, realizar entrevistas y hacer observaciones con organizaciones de todo el mundo eliminando así necesidad de viajar durante varias horas al sitio de auditoría, este a penas uno de los tantos beneficios que concede esta nueva dinámica.

En este artículo, analizaré los beneficios de realizar auditorías remotas, así como las barreras que algunas empresas necesitan superar para poder realizar este tipo de auditoría virtual.

Entonces…¿Qué es una Auditoria Virtual?

Una auditoría remota, también conocida como e-auditoría, es exactamente lo mismo que una auditoría, pero utilizando medios electrónicos para obtener de forma remota pruebas de auditoría y evaluarla objetivamente con el fin de determinar el alcance de la conformidad con los criterios de auditoría.

Las técnicas de auditoría remota son similares a las utilizadas en persona, pero, por ejemplo, puede compartir archivos por correo electrónico, Google Drive, Box, etc. Además, la compañía puede proporcionar documentos compartiendo su pantalla de escritorio o a través de videoconferencia utilizando Skype, Zoom, etc., que también se utiliza para entrevistas junto con el teléfono. Sorprendentemente, revisar documentos y registros virtualmente puede ser aún más eficaz que hacerlo in situ.

Algunas áreas pueden presentar dificultades durante una auditoría remota implican procesos de fabricación o almacenamiento de productos. En estos casos, las auditorías remotas pueden utilizar vídeo en directo o incluso vídeo de vigilancia para recopilar las pruebas de auditoría necesarias.

La realización de una auditoría remota no significa que todo el trabajo deba realizarse fuera del sitio; parte del trabajo de auditoria todavía se puede llevar a cabo en el lugar. La auditoría virtual significa que, si es posible, las actividades de auditoría se configurarán para que se lleven a cabo fuera de la ubicación del auditado, teniendo en cuenta que a veces los empleados todavía no están lo suficientemente familiarizados con los métodos utilizados en una auditoría remota con el fin de obtener las pruebas de auditoría necesarias.

Beneficio de una auditoría remota

Hay varias razones por las que la realización de auditorías remotas puede ser beneficiosa para las empresas de auditoría. Aquí puedes encontrar los más relevantes:

1. Ahorrar tiempo y dinero con el uso de la tecnología. La mayoría de los datos, si no todos, son accesibles desde cualquier lugar, como un portal en la nube, así que ¿por qué perder tanto tiempo viajando para comprobar la documentación que puede estar disponible por otros medios? En este sentido, habrá una reducción significativa en el dinero y el tiempo invertido en viajar o trasladarse a la ubicación de auditoría.

 

2. Evitar viajar a lugares o en momentos «difíciles». Algunas ubicaciones para auditar pueden ser difíciles de acceder por muchas razones; tal vez sólo están en una zona aislada, o se necesitan permisos estrictos para entrar, incluso las visas a veces son necesarias si las auditorías se llevan a cabo internacionalmente. De manera similar en caso de estallidos sociales, confinamientos orientados por las autoridades sanitarias u otros, donde el tránsito normal se ve afectado; con una auditoría remota, se evitan estas dificultades, es “la opción” para dar continuidad al proceso sin afectar programación.

 

3. La logística relacionada con la auditoría ya no es necesaria. Al realizar auditorías remotas, por lo general las organizaciones se liberan de la logística relacionada con la reserva de salas de conferencias y la limpieza después de que el equipo de auditoría se va, así como la preocupación por el alojamiento del equipo de auditoría, las interrupciones en el flujo de trabajo regular de los empleados y otros inconvenientes relacionados a una auditoría en el sitio.

 

4. El equipo de auditoría será más eficiente. Trabajando desde su entorno de oficina en casa, el equipo de auditoría se sentirá más cómodo, ya que podrá utilizar todas las herramientas necesarias, como Internet de alta velocidad, monitores, impresoras, etc. De esta manera, la productividad se incrementará sustancialmente en una auditoría virtual en comparación con una auditoría en sitio, necesitando menos horas para completar una determinada tarea.

Barreras para realizar auditorías remotas

Cuando se trata de las barreras que una organización necesita enfrentar mientras realiza una auditoría remota, podemos encontrar lo siguiente:

• Problemas con la tecnología. Dependiendo de la ubicación del auditado y la tecnología utilizada, uno de los principales desafíos que las organizaciones pueden encontrar es la logística. A veces, las conexiones de red no son muy confiables, o el auditado puede tener dificultades con el acceso a la VPN para iniciar sesión en una base de datos para mostrar evidencia. Además, debido a problemas de red, las entrevistas y reuniones pueden ser interrumpidas, tomando algún tiempo para volver a conectar y resolver todos los problemas de la red.

 

• Falta de implicación. Otros problemas relacionados con la realización de auditorías remotas incluyen que los líderes de los procesos que dejan de estar disponibles debido a que una reunión ya está programada, o incluso la falta de atención de los auditores, posiblemente ya que están realizando otras tareas mientras se lleva a cabo la auditoría. Las empresas auditadas pueden desempeñar un papel importante aquí, ofreciendo sesiones de sensibilización para sus empleados y preparando a los empleados con las herramientas necesarias para ser auditados virtualmente.

 

• Confianza en la auditoría. Algunos auditores quieren realizar auditorías en sitio porque creen que pueden confiar en la auditoría solo si los auditores tienen acceso físico a las pruebas de auditoría. Por ejemplo, los auditores pueden considerar que las auditorías remotas no son adecuadas para las instalaciones de auditoría. Definitivamente es más fácil para el auditado ocultar sus problemas e incluso posibles inconformidades durante una auditoría virtual, donde el auditor no está físicamente presente, y por lo general los auditores saben de antemano lo que se va a auditar y cómo.

 

Además, en las auditorías remotas, la comunicación no verbal no puede ser utilizada por el auditor para detectar posibles mensajes confusos durante una entrevista, a veces crucial para detectar cualquier inconsistencia o problemas ocultos.

 

• Insuficiente formación y experiencia de auditores. La falta de capacitación y/o experiencia del auditor que realiza auditorías remotas puede conducir a la incapacidad de recopilar pruebas de auditoría suficientes y, por lo tanto, evaluarla objetivamente. Es crucial que un equipo virtual tenga los conocimientos necesarios para llevar a cabo correctamente auditorías utilizando la tecnología.

Las auditorías remotas son el futuro de la auditoría.

Las auditorías remotas han llegado a quedarse; sus ventajas son incuestionables sobre los métodos tradicionales, aunque todavía hay algunas barreras que superar.

Las auditorías tradicionales, incluso cuando han sido bien planificadas y ejecutadas, pueden causar cierta cantidad de inconvenientes e interrupciones a la organización que se está auditando. Además, los gerentes de las organizaciones están encontrando cada vez más estas auditorías remotas muy atractivas, ya que las reducciones en costos y recursos son innegables utilizando metodologías virtuales.

Además, las auditorías remotas son una alternativa para un método de auditoría más eficiente y productivo, no sólo desde el punto de vista de la empresa auditada, sino también para el equipo de auditoría.

ISO y las auditorías remotas

ISO publico en Abril 2020 una guía para auditorias remotas, en ella se indica que la auditoría remota es uno de los métodos de auditoría descritos en ISO 19011:2018 Anexo A1 y que este método de auditoría tiene un potencial para proporcionar flexibilidad y alcanzar los objetivos de auditoría.

La guía señala que para aprovechar los beneficios de este método de auditoría, todas las partes interesadas deben ser conscientes de su papel en el proceso, los insumos, los resultados esperados y los riesgos y oportunidades que proporcionarán la base para lograr los objetivos del programa de auditoría.

Un ejemplo para justificar las auditorias remotas ha sido el confinamiento voluntario u obligatorio debido a la pandemia COVID19, la puesta en marcha de un conjunto de molinos de viento, pruebas explosivas, estallidos sociales, entre otros eventos citables.

Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han hecho más factible la auditoría remota. A medida que el acceso a las TIC ha aumentado, la auditoría remota se ha utilizado con mayor frecuencia.

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Si deseas conocer más acerca de ¿Cómo realizar de manera exitosa una Auditoría Remota?  puedes ver el vídeo de la Master Class que nos comparte  la ISO Experto Elizabeth Maneiro.